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Zeit zum Aufräumen: Unterlagen, die 2014 vernichtet werden können

 Zeit zum Aufräumen: Unterlagen, die 2014 vernichtet werden können
Über die Jahre sammeln sich viele Unterlagen an, dann ist es gut, mal auszusortieren. Foto: Rainer Sturm/pixelio.de

Stapeln sich in Ihrem Büro und im Keller auch Ordner und Unterlagen der letzten Jahre, weil sie befürchten, diese irgendwann noch einmal zu benötigen? Der Beginn des neuen Jahres ist die beste Gelegenheit, sich mal wieder von altem Ballast zu befreien und aufzuräumen.

Wir sagen Ihnen, welche Buchführungsunterlagen Sie nach dem 31. Dezember 2013 vernichten können.

  •  Aufzeichnungen aus 2003 und früher.
  • Inventare, die bis zum 31.12.2003 aufgestellt worden sind.
  • Bücher, in denen die letzte Eintragung im Jahr 2003 oder früher erfolgt ist.
  • Jahresabschlüsse, Eröffnungsbilanzen und Lageberichte, die 2003 oder früher aufgestellt worden sind.
  • Buchungsbelege aus dem Jahre 2003 oder früher.
  • Empfangene Handels oder Geschäftsbriefe und Kopien der abgesandten Handels- oder Geschäftsbriefe, die 2007 oder früher empfangen bzw. abgesandt wurden.
  • Sonstige für die Besteuerung bedeutsame Unterlagen aus dem Jahre 2007 oder früher.

Dabei sind die Fristen für die Steuerfestsetzung zu beachten.

Unterlagen dürfen nicht vernichtet werden, wenn sie von Bedeutung sind

  •  für eine begonnene Außenprüfung,
  • für anhängige steuerstraf- oder bußgeldrechtliche Ermittlungen,
  • für ein schwebendes oder aufgrund einer Außenprüfung zu erwartendes Rechtsbehelfsverfahren oder zur Begründung der Anträge an das Finanzamt und
  • bei vorläufigen Steuerfestsetzungen. Es ist darauf zu achten, das auch die elektronisch erstellten Daten für zehn Jahre vorgehalten werden müssen.

Natürliche Personen, deren Summe der positiven Einkünfte aus Überschusseinkünften (aus nichtselbständiger Arbeit, Kapitalvermögen, Vermietung und Verpachtung und sonstige Einkünfte) mehr als 500.000 € im Kalenderjahr 2013 betragen hat, müssen ab 2014 die im Zusammenhang stehenden Aufzeichnungen und Unterlagen sechs Jahre aufbewahren. Bei Zusammenveranlagung sind die Feststellungen für jeden Ehegatten gesondert maßgebend.
Die Verpflichtung entfällt erst mit Ablauf des fünften aufeinanderfolgenden Kalenderjahres in dem die Voraussetzungen nicht erfüllt sind.

(Quelle: Blitzlicht 12/2013, Datev eG Nürnberg; Foto: RainerSturm/pixelio.de)