Achtung: Fehlen Kassendaten, drohen Konsequenzen

Wie das Finanzamt mitteilte, wird künftig im Rahmen von Außenprüfungen oder (ggf. unangemeldeten) Nachschauen verstärkt darauf geachtet, dass prüfungsrelevante Datenbestände von Kassen vollumfänglich aufbewahrt und zur Verfügung gestellt werden.

In Praxisfällen wurde festgestellt, dass Ausdrucke von Speicherinhalten auf dem Kassenbon oder dem Tagesendsummenbon unterdrückt wurden. Kasseneinzeldaten wurden bisher häufig gelöscht.

Prüfer(innen) werden daher jetzt insbesondere darin geschult, die Programmierung der Kasse (z.B. Bediener, Preise, Artikel, Berichtswesen sowie Unterdrückung von Daten und Speicherinhalten) festzustellen und auszuwerten. Im Falle der Löschung von aufbewahrungspflichtigen Daten oder bei fehlender Aufbewahrung ist die Ordnungsmäßigkeit der Kassenbuchführung dann nicht mehr gegeben. Das hat dann leider negative Konsequenzen für Sie.

Welche Kassendaten Sie Prüfern zur Verfügung stellen müssen und was passiert, wenn diese nicht vollständig sind, lesen Sie im Folgenden.

PC-Kassen

Die rechtliche Verpflichtung zur Einzeldatenaufzeichnung besteht bereits seit dem 1. Januar 2002 für alle PC-Kassen oder elektronische Registrierkassen mit einem angeschlossenen PC-System. Werden im Rahmen einer Außenprüfung elektronische Daten angefordert, sind die Journaldateien der chronologisch verbuchten Geschäftsvorfälle mit mechanisch auswertbaren Strukturinformationen als Datenbasis bereitzustellen. Ggf. können einzelfallbezogen weitere Anforderungen erfolgen.

Elektronische Registrierkassen

Für elektronische Registrierkassen gilt die Einzeldatenaufzeichnungsverpflichtung auf der Bonebene seit dem 26. November 2010. Im BMF-Schreiben vom 26. November 2010 wird u.a. ausgeführt: „Seit dem 1. Januar 2002 sind Unterlagen, die mit Hilfe eines Datenverarbeitungssystem erstellt worden sind, während der Dauer der Aufbewahrungsfrist jederzeit verfügbar, unverzüglich lesbar und maschinell auswertbar aufzubewahren. Die vorgenannten Geräte sowie die mit ihrer Hilfe erstellten digitalen Unterlagen müssen seit diesem Zeitpunkt neben den „Grundsätzen ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS)“ vom 7. November 1995 auch den „Grundsätzen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU)“ vom 16. Juli 2001 entsprechen. Die Feststellungslast liegt beim Steuerpflichtigen. Insbesondere müssen alle steuerlich relevanten Einzeldaten (Einzelaufzeichnungspflicht) einschließlich etwaiger mit dem Gerät elektronisch erzeugter Rechnungen I.S. des § 14 UStG unveränderbar und vollständig aufbewahrt werden.

Eine Verdichtung dieser Daten oder ausschließliche Speicherung der Rechnungsendsummen ist unzulässig. Ein ausschließliches Vorhalten aufbewahrungspflichtiger Unterlagen in ausgedruckter Form ist nicht ausreichend. Die digitalen Unterlagen und die Strukturinformationen müssen in einem auswertbaren Datenformat vorliegen. Ist die komplette Speicherung aller steuerlich relevanten Daten – bei der Registrierkasse insbesondere Journal-, Auswertungs-, Programmier- und Stammdatenänderungen – innerhalb des Geräts nicht möglich, müssen die Daten unveränderbar und maschinell auswertbar auf einem externen Datenträger gespeichert werden. Ein Archivsystem muss die gleichen Auswertungen wie jene im laufenden System ermöglichen. Die konkreten Einsatzorte und –zeiträume der vorgenannten Geräte sind zu protokollieren und diese Protokolle aufzubewahren. Außerdem müssen die Grundlagenaufzeichnungen zur Überprüfung der Bareinnahmen für jedes einzelne Gerät getrennt geführt und aufbewahrt werden. Die zum Gerät gehörenden Organisationsunterlagen müssen aufbewahrt werden, insbesondere die Bedienungsanleitung, die Programmieranleitung und alle weiteren Anweisungen zur Programmierung des Geräts.

Soweit mit Hilfe eines solchen Geräts unbare Geschäftsvorfälle (z.B. EC-Cash, ELV- Elektronisches Lastschriftverfahren) erfasst werden, muss aufgrund der erstellten Einzeldaten ein Abgleich der baren und unbaren Zahlungsvorgänge und deren zutreffende Verbuchung im Buchführungs- bzw. Aufzeichnungswerk gleistet sein.“

Kann die elektronische Registrierkasse nicht alle Kasseneinzeldaten für 10 Jahre im Gerät speichern, ist die Kasse mit einer Speichererweiterung auszustatten. Ist dies nicht möglich, sind die Daten auf einem externen Datenträger zu speichern. Dem Unternehmen obliegt der Nachweis, dass die Daten manipulationssicher und unveränderbar gespeichert werden. Hierfür wird das Unternehmen in der Regel die Hilfe von IT-Kassendienstleistern benötigen. Diese werden auch über derzeitige und zu erwartende technische Aufrüstmöglichkeiten informieren können.

Ist das Datenformat vom Finanzamt nicht auswertbar, sind die Daten unverzüglich in ein auswertbares Format zu konvertieren. Die Kosten trägt das geprüfte Unternehmen. Werden mehrere Registrierkassen miteinander verbunden, gelten die vorgenannten Regelungen für jedes Gerät.

Ausnahmeregelung

Das BMF-Schreiben vom 26. November 2010 sieht einen Übergangszeitraum bis zum 31. Dezember 2016 vor, in dem Erleichterungen gewährt werden, wenn eine Registrierkasse nicht „aufgerüstet“ werden kann. In diesem Fall müssen mindestens die Anforderungen des BMF-Schreibens vom 9. Januar 1996 erfüllt werden. Wörtlich heißt es im BMF-Schreiben vom 26. November 2010:

„Soweit ein Gerät bauartbedingt den in diesem Schreiben niedergelegten gesetzlichen Anforderungen nicht oder nur teilweise genügt, wird es nicht beanstandet, wenn der Steuerpflichtige dieses Gerät längstens bis zum 31. Dezember 2016 in seinem Betrieb weiterhin einsetzt. Das setzt aber voraus, dass der Steuerpflichtige technisch mögliche Softwareanpassungen und Speichererweiterungen mit dem Ziel durchführt, die in diesem Schreiben konkretisierten gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen. Bei Registrierkassen, die technisch nicht mit Softwareanpassungen und Speichererweiterungen aufgerüstet werden können, müssen die Anforderungen des BMF-Schreibens vom 9. Januar 1996 weiterhin vollumfänglich beachtet werden.“

Im Einzelnen bedeutet dies:

„1. Nach Vorschrift § 147 Abs. 1 Nr. 1 AO sind die zur Kasse gehörenden Organisationsunterlagen, insbesondere die Bedienungsanleitung, die Programmieranleitung, die Programmabrufe nach jeder Änderung (u.a. Artikelpreise), Protokolle über die Einrichtung von Verkäufer-, Kellner- und Trainingsspeichern u.Ä. sowie alle weiteren Anweisungen zur Kassenprogrammierung (z.B. Anweisungen zum maschinellen Ausdrucken von Pro-forma-Rechnungen oder zum Unterdrücken von Daten und Speicherinhalten) aufzubewahren.

2. Die mit Hilfe von Registrierkassen erstellten Rechnungen sind aufzubewahren.

3. Die Tagesendsummenbons sind mit Ausdruck des Nullstellungszählers (fortlaufende sog. „Z-Nummer“ zur Überprüfung der Vollständigkeit der Kassenberichte), der Stornobuchungen (sog. Managerstornos und Nach-Stornobuchungen), Retouren, Entnahmen sowie Zahlungswege (bar, Scheck, Kredit) und alle weiteren im Rahmen des Tagesabschlusses abgerufenen Ausdrucke der EVD-Registrierkassen (z.B. betriebswirtschaftliche Auswertungen, Ausdrucke der Trainingsspeicher, Kellnerberichte, Spartenberichte) im Belegzusammenhang mit dem Tagesendsummenbon aufzubewahren. Darüber hinaus ist die Vollständigkeit der Tagesendsummenbons durch organisatorische oder durch programmierte Kontrollen sicherzustellen.

Zusätzlich ist es ratsam, alle weiteren Unterlagen und Daten aufzubewahren, auch wenn diese im BMF-Schreiben vom 9. Januar 1996 nicht ausdrücklich genannt werden (z.B. GrandTotal-Speicher und Journalrollen), um die Vollständigkeit der vorgelegten Tagesendsummenbons zu belegen. Weiter sollten alle ungewöhnlichen Vorfälle protokolliert werden (z.B. Defekt der Registrierkasse etc.)

Einsatz einer offenen Ladenkasse

Bei der sog. „offenen Ladenkasse“ sind die Anforderungen an eine ordnungsgemäße Kassenführung im Gegensatz zur Kassenführung mit Hilfe einer Registrier/PC-Kasse deutlich schwieriger zur erfüllen und mit hohem Aufwand verbunden. Auch hier ist prinzipiell die Aufzeichnung eines jeden einzelnen Handelsgeschäftes, also jeder Betriebseinnahme und Betriebsausgabe, jeder Einlage und Entnahme, soweit zumutbar, mit ausreichender Bezeichnung des Geschäftsvorfalls erforderlich. Jeder einzelne Vorgang muss identifizierbar sein. Zu erfassen sind Inhalt des Geschäfts, Name, Firma und Adresse der Vertragspartnerin/des Vertragspartners. Da sich die Pflicht zur Einzelaufzeichnung der Betriebseinnahmen auch aus dem Umsatzsteuergesetz ergibt, besteht die Verpflichtung zudem unabhängig von der Gewinnermittlungsart.

Aus Gründen der Zumutbarkeit und Praktikabilität sind aber bestimmte Berufsgruppen von der Pflicht zur Einzelaufzeichnung entbunden, soweit sie Waren von geringerem Wert an eine unbestimmte Vielzahl nicht bekannter und auch nicht feststellbarer Personen verkaufen. Damit die fortlaufende, vollständige und richtige Verzeichnung der Geschäftsvorfälle dennoch gewährleistet wird, müssen Bareinnahmen anhand eines sogenannten Kassenberichts nachgewiesen werden, in dem sie täglich mit dem Anfangs- und Endbestand der Kasse abgestimmt werden. Für die Anfertigung eines Kassenberichts ist der gesamte geschäftliche Bargeldbestand täglich zu zählen, weil die Feststellung des Kassenbestands eine unentbehrliche Grundlage für die Berechnung der Tageslosung bildet. Der Kassenbestand ist sodann rechnerisch um die belegmäßig festgehaltenen Entnahmen und Ausgaben zu erhöhen und um die ebenfalls dokumentierten Einlagen und den Kassenanfangsbestand zu mindern, sodass sich die Tageseinnahme ergibt (summarische Bareinnahmeermittlung = Tageslosungsermittlung). Nur ein in solcher Weise erstellter Kassenbericht für offene Ladenkassen dokumentiert diese Rechenschritte hinreichend, schreibt sie unveränderbar fest und macht sie damit nachprüfbar. Mit Standardsoftware (z.B. Office-Programme) erstellte Tabellen sind nicht manipulationssicher und entsprechend somit nicht den Vorschriften. Am Markt erhältliche Software wird nur dann als ordnungsgemäß anerkannt, wenn ein nachträgliche Änderung unmöglich bzw. – sofern möglich – mit einem entsprechenden automatisch vom Programm gesetzten Vermerk ersichtlich ist. Die/der Steuerpflichtige sollte die Ermittlung des Geldbestandes am Ende des Tages durch ein sog. Zählprotokoll nachweisen.

Auch das Hartgeld in der Kasse und das Wechselgeld in den Handkassen sind exakt zu erfassen. Rundungen oder Schätzungen sind unzulässig und führen zur Versagung der Beweiskraft der Kassenführung.

Folgen von Mängeln

Ist die Kassenführung nicht ordnungsgemäß, hat dies bei einem Betrieb mit nicht untergeordneten Barumsätzen den Verlust der Ordnungsmäßigkeit der gesamten Buchführung zur Folge. Das Ergebnis der Buchführung (Umsatz, Gewinn) entfaltet somit keine Beweiskraft für die Besteuerung. Das Finanzamt kann die Besteuerungsgrundlagen schätzen. Sofern die Finanzbehörde darüber hinaus durch Schlüssigkeitsverprobungen Differenzen feststellt, die nicht substantiell widerlegt werden können, folgt daraus neben Umsatz- und Gewinnzuschätzungen regelmäßig auch ein Steuerstrafverfahren.

Es ist bekannt, dass Kassenvertriebsunternehmen teilweise mit Unterstützung bei Manipulationen werben. Gelegentlich ist es z.B. vorgekommen, dass IT-Kassendienstleister unmittelbar vor dem Auslesen von Kassen bei einer Prüfung Speicherinhalte oder Daten gelöscht bzw. programmierte Manipulationen wieder ausgeschaltet haben. Solche Eingriffe können eine Strafbarkeit nach § 274 Abs. 1 StGB (Urkundenunterdrückung) oder nach § 370 Ao (Steuerhinterziehung/Beihilfe zur Steuerhinterziehung) für die Unternehmerin/den Unternehmer und den IT-Kassendienstleister nach sich ziehen.

Aufrüstbare Kassen

Für die Beurteilung der Ordnungsmäßigkeit der Kassenführung ist von erheblicher Bedeutung, ob eine elektronische Registrierkasse aufrüstbar ist, d.h. ob ein GDPdU-konformer Datenexport möglich Ist. Grundsätzlich haben alle aufrüstbaren Kassen seit dem 26. November 2010 sämtliche Einzeldaten zu speichern und lesbar zu exportieren.

Eine Liste der aufrüstbaren Kassen können Sie hier herunterladen:

 Diese Liste ist nicht abschließend. Sie enthält nur die Modelle der Kassenhersteller, die gegenüber der OFD Niedersachsen angegeben haben, dass ihr Kassenmodell aufrüstbar ist nach den Grundsätzen des BMF-Schreibens vom 26. November 2010.

Haben Sie Fragen zum Thema? Dann können Sie uns jederzeit anrufen. Wir helfen Ihnen gerne, Tel. 05331/9966-0.

(Quelle: Finanzamt Braunschweig)