Wie Sie das Geschäftsessen richtig von der Steuer absetzen können

Bei einem Glas Wein und leckerem Essen lassen sich Geschäftsbeziehungen gut vertiefen. Doch wenn Sie als Unternehmer/in die Kosten für den Restaurantbesuch als Betriebsausgabe verbuchen möchten, unterliegen Sie einer erhöhten Nachweispflicht. Nur, wenn die Bewirtungsbelege vollständig sind und die formalen Voraussetzungen eingehalten wurden, werden sie vom Finanzamt anerkannt. Wir sagen Ihnen, was es zu beachten gibt.

Damit Sie sich den Ärger mit dem Finanzamt sparen, ist es zunächst wichtig, dass es sich bei dem Restaurantbesuch auch tatsächlich um ein geschäftliches Essen handelt, dessen Anlass zum Beispiel die Anbahnung von Geschäftsbeziehungen oder ein Vertragsabschluss sein können. Bei Arbeitnehmern kommt dies im Wesentlichen nur für Außendienstmitarbeiter infrage, wenn sie einen (potenziellen) Kunden einladen.

Grundsätzlich Angaben

Jeder Bewirtungsbeleg sollte Ort, Tag, Teilnehmer (inkl. Gastgeber), Anlass des Essens, Höhe der Aufwendungen und am besten eine Auflistung der Speisen und Getränke enthalten. Auch Trinkgelder können direkt auf der Quittung vermerkt werden.
Um den Missbrauch durch Dritte zu vermeiden, muss die Rechnung auf jeden Fall den Namen des Gastgebers/Bewirtenden enthalten. Der Name der bewirtenden Person darf nur durch den Gaststätteninhaber oder einem der Mitarbeiter auf der Rechnung vermerkt werden, jedoch nicht, von den Gästen selbst. Dies geht aus einem Urteil des Bundesfinanzhofs vom 18.4.2012 hervor. Auch eine nachträgliche Ergänzung ist nicht gestattet. Zudem muss die Gaststättenrechnung dem Bewirtungsbeleg beigefügt werden.

Unterschrift des Gastwirts

Empfehlenswert ist auch, zu Beweiszwecken, nach Eintragung des Namens des Gastgebers, den Gastwirt bzw. das Bedienungspersonal persönlich auf dem Beleg unterschreiben zu lassen. Wer auf Nummer sicher gehen will, kann den eigenen Firmenstempel mit in die Gaststätte nehmen und vom Gastwirt anbringen lassen, damit dieser neben dem Stempel unterschreiben kann. Dadurch wird ein eindeutiger Faktuierungsnachweis erbracht.

Handschriftliche Quittungen und Thermorechnungen

Die Belege, die Sie im Restaurant erhalten, sollten aufgrund der Lesbarkeit immer maschinell erstellt sein, denn handschriftliche Quittungen werden vom Finanzamt nicht anerkannt. Gibt es keine andere Möglichkeit, bitten Sie den Gastwirt, einen Vermerk zu machen, dass maschinelle Rechnungen nicht ausgestellt werden können.
Auch bei sogenannten Thermorechnungen, die man in manchen Gaststätten erhält, ist Vorsicht geboten. Da sie schnell verblassen und unleserlich werden, wird empfohlen, eine Kopie davon zu machen oder sie einzuscannen. So geht Ihnen der Beleg auch nach Wochen nicht verloren.

Wenn Ehepartner mitessen

Ist Ihr Ehepartner oder zum Beispiel die Ehefrau eines Geschäftspartners an dem Essen beteiligt, kann es passieren, dass der Prüfer des Finanzamtes mit einem Auskunftsersuchen an die bewirteten Personen herausfinden will, was der Anlass der Bewirtung war.
Sollten diese beteiligten Dritten nicht aus betrieblichen Gründen dabei sein, sollten die Kosten für Essen und Getränke dieser Personen daher vom Bewirtungsbeleg gestrichen werden. Das signalisiert dem Finanzamt Ihre Ehrlichkeit. Ist der Ehepartner Mitinhaber des Unternehmens, ist ein anteiliger Abzug als Betriebsausgabe möglich, sofern eine berufliche Beziehung zu den eingeladenen Gästen besteht.

Keine Bewirtungsbelege kaufen oder schenken lassen

Auch wenn Bewirtungsbelege im Internet zum Kauf angeboten werden, sollten Sie selbstverständlich Abstand davon nehmen, so Ihre Betriebsausgaben zu erhöhen. Denn fliegen die Händler solcher Belege bei Internetkontrollen auf, sind für die Finanzbeamten vor allem die Käufer interessant und das hat Folgen. Auch geschenkte Bewirtungsbelege sollten Sie grundsätzlich ablehnen. Um die Glaubwürdigkeit zu bewahren und falsche Verdachtsmomente auszuschließen, ist es ratsam, sehr hohe Bewirtungskosten immer mit einer EC- oder Kreditkarte zu begleichen Dann haben Sie zusätzlich zur Rechnung eindeutige Beweise in der Hand.

150-Grenze und gesplittete Rechnungen

Für Rechnungen gibt es im Umsatzsteuerrecht eine Vereinfachungsregelung für Kleinbeträge mit einer Grenze bis brutto 150 Euro. Auf Name und Anschrift des Rechnungsempfängers kann in diesem Fall verzichtet werden. Die bewirteten Personen müssen aber trotzdem erfasst werden. Diese Regelung ist auch bei (ertragsteuerlichen) Bewirtungsbelegen anwendbar. Die Grenze bezieht sich in diesem Fall auf den gesamten Bewirtungsbetrag und nicht auf den steuerlich abzugsfähigen Betrag in Höhe von 70%. Es bleibt aber noch abzuwarten, ob die Finanzverwaltung dieses Urteil aufhebt. Solange bleibt für Unternehmer ein Restrisiko. Ist die Rechnung brutto höher als 150 Euro, muss der bewirtende Unternehmer mit kompletter Adresse und Namen auf der Rechnung vermerkt sein.
Klar ist auch nicht, wie die Finanzverwaltung mit gesplitteten Rechnungen umgeht; das heißt, wenn zum Beispiel eine Rechnung von 180 Euro auf zwei Rechnungen in Höhe von 100 Euro und 80 Euro aufgeteilt wird.

Trennung von übrigen Betriebsausgaben

Zu guter Letzt ist es wichtig, dass Sie ihre Bewirtungskosten niemals mit andere Betriebsausgaben vermischen, denn werden sie als Werbeaufwand oder sonstige Kosten verbucht und dann in der Gewinnermittlung ausgewiesen, streicht das Finanzamt den Abzug der Betriebsausgaben und der Vorsteuer. Am einfachsten ist es, die Bewirtungsbelege gesondert zu erfassen und ein Sonderkonto dafür vorzusehen.Wenn alle Formalitäten erfüllt sind, steht der Anerkennung der Bewirtungsaufwendungen nichts mehr im Wege. Dann sind sie grundsätzlich in vollständiger Höhe als Betriebsausgaben abzugsfähig. Des Weiteren steht Ihnen als bewirtender Unternehmer der Vorsteuerabzug zu. Insgesamt können aber nur 70 Prozent der Kosten geltend gemacht werden. Die anderen 30 Prozent sind „Eigenanteil" (§ 4 Abs. 5 Nr. 2 EStG), der als nichtabzugsfähige Betriebsausgabe außerhalb der Bilanz dem Gewinn zugerechnet wird.