Wichtig: Seit dem 1. Januar gelten strenge Regeln zur Archivierung von Geschäftsunterlagen

Alle steuerrelevanten Daten müssen absofort so gespeichert werden, dass sie nicht manipulierbar sind. Foto: Maksym Yemelyanov/fotolia.de
Alle steuerrelevanten Daten müssen ab sofort so gespeichert werden, dass sie nicht manipulierbar sind. Foto: Maksym Yemelyanov/fotolia.de

Seit November 2010 gelten die „Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD). Am 1. Januar ist die Frist zur Umsetzung dieser Richtlinie abgelaufen. Für Unternehmer bedeutet dies, dass nicht nur die durch Registrierkassen erstellten Kassenbelege einer gesetzlichen Aufbewahrungsfrist unterliegen. Auch andere steuerrelevante Geschäftsvorgänge, zum Beispiel Angebote, Rechnungen und Verträge, fallen unter das Gesetz und müssen unveränderbar archiviert werden. Wer dieser Pflicht nicht nachkommt, begeht eine Straftat und riskiert hohe Bußgelder.

Die Website it-business.de weist darauf hin: „Jeder, der elektronische Systeme in irgendeiner Form betrieblich nutzt, die entsprechende Daten liefern, die unter anderem für die Finanzbuchhaltung relevant sind, ist davon betroffen. Dazu zählen elektronische Kassen- und Warenwirtschaftssysteme sowie Archiv- und Datenmanagementsysteme.“

Alle Daten müssen unveränderbar gespeichert werden

Wichtig ist bei der Archivierung vor allem, dass die Daten nicht nur gespeichert werden, sondern so hinterlegt werden müssen, dass sie nachträglich nicht mehr verändert werden können. Die Dokumente müssen „vollständig, jederzeit verfügbar, unverzüglich lesbar und maschinell auswertbar aufbewahrt werden.“ Außerdem wird ein Index benötigt, mit dem die Dokumente verknüpft sind.

Eine spezielle Software bietet rechtssicherheit

Eine Möglichkeit zur sicheren, gesetzeskonformen Archivierung von Daten bietet zum Beispiel die Soft- und Hardware von "Securepoint". „Die automatische Anbringung von qualifizierten Zeitstempeln zum Schutz vor Manipulation von E-Mails und Dokumenten sorgt für eine sichere, nachweisbare Archivierung."Securepoint UMA sorgt" zudem dafür, dass Dokumente auf einfachste Weise zum Nachweis wiedergefunden werden können“, so "Securepoint". „Die Implementierung des Langzeitarchivs folgt der Vorgabe der technischen Richtlinie 03125 des Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik – BSI.“

Vortrag zur gesetzeskonformen Archivierung geplant

Informationen zur Umsetzung der gesetzlich vorgeschriebenen Archivierung erhalten Sie von EVENTUS IT-Partner Gecko-IT-Systemhaus. Das Unternehmen ist  Am Wasserwerk 7 angesiedelt und zertifizierter, sowie autorisierter Partner von "Securepoint". IT-Leiter Florian Gent beantwortet Ihnen gerne Ihre Fragen zu dem Gesetz und der gesetzeskonformen Archivierung. Auch ein Vortrag zum Thema ist geplant. Informationen dazu finden Sie zeitnah auf unserer Website. Außerdem informieren Sie dazu in einem gesonderten Newsletter.

Kontakt:

Florian Gent
IT-Leiter/ Gecko-IT    
Gecko-IT Systemhaus UG (haftungsbeschränkt)
Am Wasserwerk 7
38304 Wolfenbüttel

Office: 05331/99 66 - 0
Systemhaus:  05331/99 66 - 40
Softwareentwicklung: 05331/99 66 - 64
Fax: 05331 /90 94 74 4
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Web: www.gecko-it-wf.de

Quellen:
www.it-business.de, Vogel IT-Medien GmbH, Augsburg
www.securepoint.de, Securepoint GmbH, Lüneburg

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